Hieronder hebben wij een case beschreven uit de winter 2009-2010, waarin wordt weergegeven hoe Zaak op Reis acteert wanneer u het aanvraagformulier invult en verstuurt.

1. Het eerste contact

September. "Er komt een aanvraagformulier binnen via www.zaakopreis.nl: bestemming gezocht voor skireis met ca. 40 collega’s, begin maart, van donderdag tot en met zondag. Liefst niet al te ver rijden. Verdere wensen zijn een gezellige apres-ski en een skigebied dat geschikt is voor zowel beginners als (ver)gevorderden. Het budget is € 400,- p.p. inclusief skipas.

Vanuit Zaak op Reis neem ik (Lenneke) telefonisch contact op met de contactpersoon. Dankzij het telefoongesprek krijg ik meer feeling bij de wensen van de groep. Met een duidelijk beeld voor ogen start ik de zoektocht naar de passende locatie en accommodatie. Een aantal dagen later leg ik de contactpersoon de eerste opties voor.

2. De mogelijke bestemmingen

Oktober. Van de contactpersoon ontvang ik een email. De keuze is gevallen op een gemoedelijk hotel in het centrum van Sölden. Tevens geeft de contactpersoon aan dat de collega’s zich tót 10 december kunnen inschrijven op de wintersporttrip. Naar verwachting zal het uiteindelijke deelnemersaantal rond de 30 personen uitkomen, in plaats van de eerder aangegeven 40 personen.

Geen probleem! Bij de betreffende reisorganisatie die de accommodatie aanbiedt, maak ik de optie definitief en het deelnemersaantal kan tzt nog zonder boete aangepast worden.

December. Een mailtje: de inschrijvingen voor de reis lopen nog niet zo snel. Ik bespreek het met de touroperator en we besluiten de aanbetaling voor 20 personen op te stellen. Mijn contactpersoon ontvangt via Zaak op Reis de factuur voor de aanbetaling, die betaald wordt aan de touroperator.

3. De voorpret!

Januari. Vanuit Zaak op Reis versturen we een email met daarin allerlei leuke wetenswaardigheden over Sölden. Zo kan de voorpret bij de groep alvast beginnen!

4. De laatste voorbereidingen

Februari. Over twee weken is het zover! Het uiteindelijke aantal deelnemers is neergekomen op 18 personen. Tevens neem ik met de touroperator op dat er een aantal kamerwissels zijn en dat er nog twee eenpersoonskamers gewenst zijn. Daarnaast stemmen we ook de materiaalhuur af. Dankzij onze goede lokale afspraken krijgt de groep korting op materiaalhuur en skilessen. Dat is mooi meegenomen!

Een week later belt de contactpersoon. Of ik een gezellige, actieve avond kan organiseren tijdens het weekend. We stemmen dag, tijdstip, budget en activiteit af.

5. Het is zover!

Maart. Op de dag van aankomst ontvang ik de groep in de lobby van het hotel. Na een korte uitleg over Sölden, het skigebied en de avondactiviteit, ga ik met iedereen die materiaal nodig heeft naar de skiverhuur. Daarna loop ik met de mensen die skiles geboekt hebben naar de verzamelplaats van de skischool. De skitrip is begonnen!

Dan is het tijd voor de avondactiviteit. Met een bus rijden we naar Vent, waar we starten met de rodelavond. In de bus geef ik uitleg over wat we gaan doen, en hoe. Met de sneeuwscooter naar boven, op de berg een gluhwein drinken en dan 5 km op de rodel naar beneden. Geweldig! Beneden verzamelt iedereen zich in het restaurant, waar een heerlijke kaasfondue klaarstaat. Er wordt gegeten, gelachen en gespeeched.

Aan het einde van de avond, wanneer de contactpersoon aangeeft dat het tijd is, rijdt de bus iedereen weer terug naar het dorp.

6. Na afloop

April. Een mailtje van de contactpersoon: “Heerlijk genoten van een super georganiseerde trip. Tot volgend jaar!"